علاقة ادارة المشتريات بالادارة المالية

تهدف الشركات التى ترغب فى النمو والحصول على حصة فى الأسواق أكبر إلى تنظيم أعمالها، وذلك من خلال تنظيم مجرى العمل داخل الشركة بشكل ممنهج. ومما يستدعى تقسيم الشركة إلى أقسام، وخلق الرابط بين بعضهم البعض حتى يتمكنوا من الإقدام على خطوة جديدة ونجاح أكبر. 

وتختلف الأقسام فى الشركات وفى هذه المقالة، سوف نتحدث بعمق عن إدارة المشتريات وعلاقتها بمختلف الإدارات فى الشركة وخاصة الإدارة المالية. حيث يرتبط العمل فيما بينهم بشدة وقد يعتقد البعض أن إدارة المشتريات هى تابعة للإدارة المالية. ولنكتشف ذلك هيا بنا نتعرف عن هذا القسم وما هو دوره ومهامه فى أى شركة وكيف يقوم بها وعلاقتها بالإدارات الأخرى فى الشركة بما فيها الإدارة المالية.

جدول المحتويات

ما المقصود بادارة المشتريات ؟

إدارة المشتريات هي القسم المسئول عن توريد كل متطلبات الشركة من مختلف الأقسام من أجل تحقيق النمو المطلوب للشركة بمختلف الطرق. ولكن قسم المشتريات يقوم بدراسة هذه الطلبات بتدقيق للمحافظة على موارد الشركة المالية وعدم إهدارها. ولهذا السبب يظهر أهمية قسم المشتريات فى أى شركة. 

اقرأ المزيد عن : كيف تكون مدير إدارة موارد بشرية ناجح

مهام ادارة المشتريات 

لنكتشف هذا الدور عن قرب، ما رأيك فى أن نتعرف على المهام التي يقوم بها مسئولي المشتريات فى أى شركة بالتفصيل:

1. فى البداية يبدأ قسم المشتريات باستقبال طلبات الشراء سواء من قسم الإنتاج أو أى قسم آخر فى الشركة.

2. يتعرف على أهمية هذه المواد المطلوب شرائها فى مسيرة العمل وهل ستضيف إلى العمل أم لا. فى حال ما إذا كانت مفيدة للعمل يقوم بطلبها وإحضارها. أما إذا كانت غير مُجدية يرفض طلب الشراء.

3. يبدأ فى البحث عن الموردين المختلفين لهذه المواد فى مختلف أنحاء العالم ويحاول الوصول إلى المصنع الذي يقوم بتصنيع هذه المواد.

4. يتواصل مع الموردين ويحصل على عرض سعر من كل الموردين الذين قام بالتواصل معهم. 

5. يُفاضل بين عروض الأسعار التي جاءت له.

6. يطلب الحصول على عينات من المواد المطلوبة من هؤلاء الموردين.

7. يقوم بفحص هذه العينات ويعرضها على القسم المختص ليقوم بتجربتها وإبداء رأيه بها. 

8. بعد الحصول على موافقة على العينة، يقوم بطلب الكمية المطلوبة والبدء فى إجراء التحويل المالى للموردين.

9. متابعة الطلب حتى يصل فى النهاية إلى مقر الشركة، سواء من خلال متابعة الجمارك والتواصل مع مسئولين التخليص الجمركى لتحرير الشحنة أو من خلال متابعة مع شركات الشحن.

10. التأكد من وصول الشحنة سليمة وكما هو مطلوب وتسليمها إلى القسم الذي قام بطلبها من قبل.

11. فى حال وصول شحنة غير سليمة أو خطأ، يتواصل مع المورد مرة أخري ليعمل على إبدالها فى أسرع وقت ممكن. 

    بهذه الطريقة، قد تعرفت على الخطوات التى يقوم بها قسم المشتريات ومن ثم المهام التي يقوم بها بشكل مُفصل. ولكن لا يمكننا أن نغفل دور الأقسام الأخري التى قد تطلب من قسم المشتريات بعدم القيام بطلب الشراء أم القيام به وهو القسم المالى. ولكن كيف؟

اقرأ المزيد عن : معايير اختيار الموظفين للعمل بالعاصمة الإدارية الجديدة

علاقة إدارة المشتريات بالإدارة المالية

الإدارة المالية هي الإدارة المسئولة عن وضع ميزانية الشركة ومعرفة وضع الشركة المالي والعمل على تحسينه والمحافظة على حسابات الشركة حتى لا تتعرض الشركة إلى إفلاس أو مشاكل مالية بسبب سواء الإدارة المالية. 

وتأتى علاقة إدارة المشتريات بالإدارة المالية فيما يلي حيث تقوم إدارة المشتريات بطلب من الإدارة المالية بتغذية طلباتها من الجانب المالي حتى تتمكن من القيام بعملية الشراء. ومن دورها تقوم الإدارة المالية بمراجعة حسابات الشركة وتقديم المبلغ لإدارة المشتريات. أما فى حالة ما إذا كانت حالة الشركة لا تتمكن من شراء بعض المواد التى تُعتبر من الكماليات، تقوم الإدارة المالية بالتواصل مع إدارة المشتريات لتوضح لها بأن الشركة لا يمكنها تحمل مصاريف هذه المواد فى الوقت الحالى. 

وبالتالى، فإن علاقة إدارة المشتريات بالإدارة المالية من العلاقات الهامة للغاية، فلا يمكن لأى قسم الاستغناء عن الآخر فهما شريكان للمحافظة على أموال الشركة وفى نفس الوقت تقديم المواد المطلوبة بشكل جيد للشركة. 

اقرأ المزيد عن : ما هى شركات قطاع الأعمال العام فى مصر

العلاقة بين إدارة المشتريات والإدارات الأخرى

أما فيما يتعلق بالعلاقة بين إدارة المشتريات والإدارات الأخرى، فأن قسم المشتريات كما ذكرنا منذ قليل يقوم بتلبية متطلبات مختلف الأقسام من خلال إمدادهم بالمواد المطلوبة والتى يحتاج إليها كل قسم لإتمام عمله. ولهذا السبب هيا بنا نتعرف على شكل العلاقة مع أهم الإدارات:

اقرأ المزيد عن : صيغة قرار اداري بمواعيد العمل

علاقة إدارة المشتريات بإدارة الإنتاج

تُعتبر إدارة الإنتاج من أهم الإدارات التي يعمل مسؤولي المشتريات على تنفيذ متطلباتهم على وجه السرعة. حيث يقوم قسم الإنتاج بطلب المواد الخام أو المُعدات التي يحتاج إليها فى تصنيع منتجات الشركة، أو عند قرب انتهاء المخزون من المواد الخام يبدأ فى طلب شراء من قسم المشتريات للمواد التى أوشكت على الإنتهاء حتى لا يتأثر الإنتاج أو يتوقف أبدًا. 

اقرأ المزيد عن : مهام ادارة الاستعلامات

علاقة إدارة المشتريات بإدارة المخازن

هذه الإدارة أيضًا تعمل على إرسال إلى قسم المشتريات عند قرب انتهاء المخزون من المنتجات في المخازن، ليطلب منها القيام بعملية شراء لتغذية المخزن بكل المنتجات التي يحتاج إليها.

اقرأ المزيد عن : اقسام الادارة المالية في الشركات

علاقة إدارة المشتريات بإدارة المبيعات

من العلاقات التي تهدف إلى نمو الشركة بشكل ذكي للغاية وذلك من خلال قيام مسئولي المبيعات بالتعرف على المنتجات والمواد المستخدمة فى الأسواق لدى المنافسين وأخبار قسم المشتريات بها حتى يعمل على إحضار منتجات ذات جودة أفضل وسعر أفضل عن المنافسين.

ومن أشكال العلاقة أيضًا بين قسم المشتريات وقسم المبيعات هو أن يقوم مسئولين المبيعات بتحديد الكمية التي يقومون ببيعها بشكل مستمر حتى يتمكن قسم المشتريات بشراء عدد من المواد والمنتجات تفوق طلب قسم المبيعات حتى يجدون دائمًا وأبدًا مخزون لهم فى المخازن وبالتالى الاستمرار فى العمل.

اقرأ المزيد عن : اثر استخدام تكنولوجيا المعلومات على ادارة الموارد البشرية

فى النهاية، إن إدارة المشتريات من الإدارات الهامة للغاية فى أى شركة حيث تعمل على توفير المواد المطلوبة بأحسن جودة وأسرع وقت وأفضل سعر. وهى من الأقسام التي لا غنى عنها فى كل الشركات من دون شك. ونظرًا لأهميتها فإن علاقة إدارة المشتريات بالإدارة المالية من العلاقات الضرورية من أجل المحافظة على الموارد المالية للشركة بشكل ممنهج ومدروس. 

إذا كانت هذه المهنة هى من مهن أحلامك أو إذا كنت تعمل بهذا المجال بالفعل وترغب فى الارتقاء به، كل ما عليك هو التسجيل في منصة الأعمال Jobs In Deep لتجد الكثير من الوظائف المُتعلقة بقسم المشتريات بكل سهولة وبضغطة زر واحدة. انضم الآن!