هل ذهبت من قبل إلى أي مكان، واحتاجت إلى مساعدة أحد العاملين في المكان، وذهبت إلى مكتب به شخص لتلقى عليه سؤالك. هذا ما يطلق عليه مكتب الاستعلامات. هذا الشخص المسئول الذي التقيت به هو موظف من موظفي إدارة الاستعلامات. وإذا كانت هذه الوظيفة هي الوظيفة التي ترغب في الالتحاق بها، يجب عليك أولاً التعرف على مهام ادارة الاستعلامات في مختلف القطاعات.
قسم الاستعلامات هي من الأقسام التي تتواجد بشدة في الكثير من الشركات وخاصة الشركات التي تتلقى الكثير من العملاء على مدار اليوم، ويكون الهدف الرئيسي منها هو تقديم الدعم الكامل للعملاء من خلال الرد على أسئلتهم وتوجيههم إلى المكان السليم. و للتعرف على مهام هذه الوظيفة والمهارات التي تحتاج إليها للالتحاق بمهنة مسؤول الاستعلامات، استمر في قراءة هذه المقالة حيث سنكتشفهم سويًا الآن.
الوصف الوظيفي لموظف ادارة الاستعلامات
موظف إدارة الاستعلامات يقوم بدور رئيسي ألا وهو تقديم الدعم الكلى للعملاء من خلال مساعدتهم وتوجيههم إلى المكان أو الشخص المسئول عن سؤالهم.
يتواجد موظف الاستعلامات عادة في بعض القطاعات وهما السياحة والاتصالات والمولات التجارية الكبيرة، وغيرها من القطاعات التي يتوافد العملاء إليها بشكل مستمر على مدار اليوم. ولكن من أكثر المجالات شهرة هي الفنادق والمولات الكبيرة حيث يحتاج الزائرين إلى معرفة أماكن بعض الأشياء أو يستفسرون عن أي نشاط أو خدمة ومن هنا يقوم موظف الاستعلامات بتوجيه العملاء بشكل مناسب إلى المكان الذي يبحثون عنه أو إلى الشخص المسئول عن شرح الخدمات أو المنتجات التي يبحثون عنها.
اقرأ المزيد عن : كيف تكون مدير إدارة موارد بشرية ناجح
مهارات التوظيف في ادارة الاستعلامات
كونك تطمح إلى أن تحتل منصب موظف إدارة استعلامات يجب عليك البدء أولاً في معرفة المهارات التي يجب أن تتوافر بك لتكون المرشح المثالي لهذا المنصب. ومن هذه المهارات:
- مهارات التواصل: مهنتك كمسئول استعلامات تجعلك دائمًا على تواصل مع العملاء بشكل مستمر، لذلك يجب عليك أن تتحلى بمهارات التواصل التي تجعلك تتمكن من مساعدة العملاء بشكل لطيف ومُجدي لهم.
-
اللباقة في الحديث: من المهارات الواجبة لتكون الأفضل لمنصب مسؤول إدارة الاستعلامات هي اللباقة في الحديث. لتتمكن من التحدث مع العملاء وتعريفهم بالمعلومة المطلوبة بشكل لبق ومنظم.
-
الذاكرة القوية: من مميزات موظف الاستعلامات المميز هي الذاكرة القوية حيث ستحتاج إلى معرفة الإجابات عن كل الأسئلة التي قد تُطرح عليك ولن تتمكن من تذكرها كلها من دون أن تمتلك ذاكرة قوية.
-
حسن المظهر: عادة ما تكون أنت واجهة المكان بالنسبة للعملاء الذين سيلتقون بك لسؤالك عن أي استفسار، لذلك يجب أن تهتم بمظهرك بشكل كبير، و ملابسك في حال عدم وجود زي موحد لك في الشركة. وذلك لأن الأغلبية العظمى من الشركات تعتمد زي موحد لمسئولين الاستعلامات حتى يتمكن العملاء من تفرقتهم عن الأشخاص الآخرين.
اقرأ المزيد عن : معايير اختيار الموظفين للعمل بالعاصمة الإدارية الجديدة
مهام ادارة الاستعلامات
أما الآن ننتقل إلى الجزء الآخر والمهم في وظيفة الاستعلامات ألا وهو مهام إدارة الاستعلامات وما هو دورك الذي ستقوم به في حال قبولك في هذه الوظيفة. ومن هذه المهام:
- الرد على كل استفسارات العملاء المختلفة وتوجيههم بشكل سليم للمكان المناسب لمتطلباتهم.
-
حل مشاكل وشكاوى العملاء، وذلك من خلال تلقي أي مشكلة تقابل العملاء وشكوتهم الخاصة ومن ثم إحالتها إلى الأشخاص المسئولين للتعامل مع شكوى العملاء بشكل سليم.
-
تلقى الاستعلامات الخاصة بالعملاء، وتسجيلها وبعد ذلك تقديم الحلول اللازمة للعملاء بشكل منظم من دون إشعارهم بالتردد والحيرة.
اقرأ المزيد عن : ما هى شركات قطاع الأعمال العام فى مصر
من هو موظف الاستقبال
موظف الاستقبال يختلف بشكل طفيف للغاية عن مسئول الاستعلامات، على الرغم من شعور البعض بالحيرة وعدم القدرة على التفرقة بين هاتين الادارتين. فموظف الاستقبال هو الموظف الموجود في وجهه أي شركة أو مكان حيث يتواجد عادة بالقرب من مدخل الشركة أو المؤسسة وهو يقوم بتلقي طلبات العملاء وحل مشاكل العملاء بنفسه من دون الاستعانة بأي شخص آخر.
اقرأ المزيد عن : صيغة قرار اداري بمواعيد العمل
ما هو الفرق بين مهام ادارة الاستقبال ومهام ادارة الاستعلامات؟
هناك فرق كبير بين مهام إدارة الاستقبال ومهام إدارة الاستعلامات، مسئول إدارة الاستعلامات هو الشخص المسئول عن تلقى استفسارات العملاء أو الزائرين والرد عليها وحل مشاكلهم أو توجيه العملاء إلى المكان المختص بحل أي مشكلة أو الرد على الاستفسار.
بينما مهام إدارة الاستقبال يقوم بدور أكبر بعض الشيء عن موظف الاستعلامات حيث يقوم موظف الاستقبال بمقابلة العملاء عند مدخل أي مكان وعادة ما يقوم بالرد على استفسارات العملاء وأسئلتهم وحل أي استفسار لهم بنفسه من خلال تقديم أوراق أو القيام بأي إجراء يتعين القيام به لتلبية متطلبات العملاء. ويكون على دراية تامة بكل ما يحتاجه العميل حتى انتهاء فترة تواجده في الشركة.
اقرأ المزيد عن : اقسام الادارة المالية في الشركات
في النهاية، إن مهام ادارة الاستعلامات من المهام التي تحتاج لها الكثير من الشركات. فهي من الإدارات الهامة للغاية في أي شركة تعتمد على استقبال العملاء بشكل يومي وبكمية كبيرة. لهذا السبب تحتاج هذه الشركات إلى تعيين أكثر من موظف استعلامات في شركتها للرد على متطلبات العملاء المتزايدة على مدار اليوم الواحد.
فإذا كنت تطمح في أن تكون في هذا المنصب لا تتردد أبدًا في البحث والتقديم لهذا المنصب حيث تحتاج هذه الشركات دائمًا للموظفين الجدد لتغطية متطلبات العملاء بشكل سريع واحترافي. ولتجد فرص العمل للالتحاق بادراه الاستعلامات، انضم إلى Jobs In Deep الآن لتجد كل ما هو جديد عن مهنة الاستعلامات في مصر والشرق الأوسط بضغطة زر واحدة.
