الوصف الوظيفي لـ مدخل بيانات – Data Entry : الدليل الشامل

بالرغم من كون الحصول على وظيفة مدخل بيانات أمر ليس صعباً، ولكنك بالتأكيد ترغب في التعرف أكثر على ما هو ادخال البيانات؟ والوصف الوظيفي لمدخل بيانات؟ و كيف تصبح محترف في إدخال البيانات؟ لذا كل ما عليك هو متابعة مقالنا اليوم بعناية.

جدول المحتويات

ما هو ادخال البيانات؟

يعتقد الكثير أن عملك كمدخل بيانات يقتصر على قيامك بنسخ البيانات في نموذج لآخر،ولكن في الحقيقة هناك الكثير من المهام  التي تطلبها الكثير من المؤسسات والشركات لقيام  الموظفين المختصين بها، ومن تلك الأعمال ما يلي:

1. القيام بتسجيل الملاحظات أثناء الاجتماعات المنعقدة.
2. عمل جداول البيانات لحفظ أرقام المبيعات والأرباح وخلاف.
3.  القيام بحفظ ودمج قواعد البيانات للشركة.

وهناك بخلاف ذلك الكثير المهام التي يقوم بها موظف ادخال البيانات.

أهمية مهنة مدخل البيانات

تكمن أهمية وظيفة مدخل البيانات بكونها تتمتع بأهمية متميزة وخاصة في أي شركة مهما كانت صغيرة أو كبيرة؛ وذلك نظراً لعدة نقاط محورية من من ضمنها قيام مدخلي البيانات بعمل قاعدة بيانات جوهرية وأساسية للشركة.

حيث يتم حفظ كافة البيانات والسجلات لجميع مدخلات الشركة، ليتم الرجوع إليها في أي  وقت، وهذا ما يجعل من موظف مدخل البيانات بمثابة الأرشيف الإلكتروني للشركة لحفظ كافة الملفات والحسابات والبيانات الهامة.

الوصف الوظيفي لمدخل بيانات

 يعتبر تخصص إدخال البيانات من التخصصات ذات المهام المتنوعة والهامة، حيث يتم الإشارة على كون مدخل البيانات هو الشخص المسؤول عن معالجة البيانات أو عن تنظيم وملء قواعد المعلومات داخل المؤسسات أو الشركات.

ويتم ذلك باستخدام برامج الكمبيوتر المختلفة لمعالجة قواعد البيانات، والتي قد تكون في غاية السرية والحساسية؛ لذا يجب أن يكون مدخل البيانات على درجة عالية من الكفاءات المختلفة من ضمنها السرعة في الكتابة والقدرة المتميزة في التعاملات مع البرامج المختلفة على الكمبيوتر، كل هذا بالإضافة لتمتعه بالامانة والولاء للشركة لحفظ بيانات.

ويمكن أن يكون هناك مدخل بيانات واحد أو فريق كامل بالشركة، ويمكنهم إتمام عملهم من داخل مقر الشركة أو عن بعد.

اقرأ المزيد: الوصف الوظيفي لاخصائي نفسي

مهام ومسؤوليات مدخل البيانات

هناك العديد من المهام والمسؤوليات التي تقع على عاتق مدخل البيانات والتي يجب عليه إتقانها بشكل أحترافي، والتي من ضمنها ما يلي:

• يختص مدخل البيانات بتجهيز وترتيب البيانات.
• التأكد من صحة البيانات والدقة في إدخالها بعناية.
• مراجعة البيانات والتأكد منها.
• القيام بحفظ البيانات سواء كان في ملفات ورقية او في ملفات على الكمبيوتر.
• الإدارة الكاملة للملفات والبيانات وتنظيمها.
• التأكد من مطابقة المعلومات المدخلة مع البيانات والمعلومات الأصلية.
• القيام بعمل الكشوف للعمل سواء كانت كشوف الغياب و الحضور والرواتب للعاملين والموظفين أو للعملاء والزبائن للشركة.
• ترتيب الملفات وحفظ الملفات المحدثة وحذف الملفات عديمة القيمة.
• القيام بعملية المسح الضوئي على كافة البيانات.
• تنسيق المعلومات والبيانات على الموقع الإلكتروني للشركة بشكل يجذب العملاء والزوار، من خلال الصور الجذابة والمعلومات الواضحة بطرق سهلة.
• اختيار أنظمة حماية قوي لحماية وحفظ قاعدة البيانات.
• عمل نسخ إحتياطية لكافة المعلومات والبيانات.
• القيام بتحديث وتعديل البيانات بشكل دوري.
• القيام بالتخلص من الملفات المكررة.
• العمل مع الفريق التقني لحماية المعلومات التي يتم إدخالها على قاعدة البيانات بطريقة سليمة.
• تنفيذ طرق سريعة وسهلة للوصول لكافة البيانات.
• القيام بطباعة جميع التقارير الدورية للعمل.
• ابتكار طرق لإدخال البيانات الضخمة بشكل دقيق وسريع.
• الالتزام بالمقاييس والمواصفات العالمية للعمل.

اقرأ المزيد: الوصف الوظيفي لمدير مالي

مهارات ومؤهلات مدخل البيانات الناجح

هناك الكثير من المؤهلات  لموظف مدخل البيانات ليصبح ناجح ومتميز في عمله، سواء كانت هذه المؤهلات عملية أو عملية وهي على النحو التالي:

• الشهادة العلمية

في حقيقة الأمر لايتطلب العمل كمدخل بيانات مؤهل دراسي؛ لذا قد يكتفي موظف البيانات بمؤهل الثانوية العامة فقط.

ولكن في بعض الأحيان قد تطلب أحدى الشركات أو المؤسسات أن يكون مدخل البيانات حاصل على مؤهل مناسب لمجال العمل بها، وعلى سبيل المثال: إن كانت المؤسسة تعمل في المجال الطبي فتفضل أن يكون مدخل البيانات العامل بها حاصل على مؤهل طبي ليتمكن من التعامل مع البيانات والمصطلحات الطبية.

• الخبرة والتدرج الوظيفي

ومن المهارات والخبرات التي يتحتم توافرها لدى مدخل البيانات أن يكون لديه مهارات في التعامل مع البرامج الإلكترونية المختلفة على الكمبيوتر،  بل ويطور منها بشكل مستمر.

• المهارات الشخصية والوظيفية

أما بالنسبة للمهارات الشخصية والوظيفية فيجب أن تكون على النحو التالي:

• توافر مهارة التنظيم بشكل دقيق للبيانات.
• أن يكون شخص أمين لحفظ المعلومات والبيانات وسريتها.
• وجود مهارة الإدارة وتنظيم الوقت.
• مهارة التعامل مع التكنولوجيا وتطوير الذات.
• قدرة العمل تحت ضغط العمل الروتيني.
• التمتع بالقدرة على العمل المكتبي.
• القدرة على اليقظة العقلية والتركيز العالي.
• التعامل بدقة عالية جداً في نقل البيانات؛ نظراً لخطورة الخطأ مهما كان صغيراً.
• تعلم لغات البرمجة المختلفة مثل:(HTML, CSS).
• فهم وإتقان استخدام شروط وطريقة استخدام محركات البحث على وجوجل أو ما يسمى SEO.
• التمتع بالمهارات اللغوية المختلفة.
• التعامل السريع مع لوحة المفاتيح.
• القدرة في حفظ البيانات وجمعها وفرزها.
• العمل على معالجة البيانات الموجودة في المستندات التالفة أو الغير مكتملة والحرص على عدم وجود بيانات بالمستندات المكررة.
• كسب ثقة العملاء والتعامل السريع مع بياناتهم والحفاظ على سريتها.
• حفظ الملفات والبيانات حسب الترتيب الأبجدي أو الرقمي لسهولة الوصول إليها.
• القدرة على التعامل مع العملاء والتواصل معهم بشكل فعال وإيجابي.

اقرأ المزيد: الوصف الوظيفي لمحلل بيانات

راتب مدخل البيانات وحاجة سوق العمل له

يختلف متوسط راتب مدخل البيانات وحاجة سوق العمل له من دولة لأخرى، ويكون هذا على النحو التالي:

الراتب حسب المنطقة

متوسط راتب مدخل البيانات في الدول الشرق الأوسط متوسط.

بينما يكون متوسط رواتب مدخلي البيانات بدول الخليج من المتوسط إلى المرتفع.

أما في الدول الأوروبية يكون دخل مدخل البيانات مرتفع.

حاجة سوق العمل حسب المنطقة

 أما بالنسبة لحاجة سوق العمل لمدخل البيانات ففي دول الشرق الأوسط تكون الحاجة إليهم مرتفعة.

بينما في دول الخليج يكون متوسط الطلب عليها من متوسط إلى مرتفع حسب الدولة نفسها.

أما في الدول الأوربية فتكون متوسطة إلى منخفضة.

اقرأ المزيد: الوصف الوظيفي لموظف استقبال

أنواع وظائف إدخال البيانات

هناك نوعان من  وظائف إدخال البيانات والتي تختلف بإختلاف مكان وطبيعية العمل، وهما على النحو التالي:

• العمل من في الشركات

مع توافر التقنيات الحديثة توجهت كافة الشركات والمؤسسات لتوظيف مدخل البيانات واستبداله بموظف الأرشيف،  والذي كان دوره في القديم هو تقييد البيانات وحفظها ومراجعتها بشكل يدوي.

ولكن في العصر الحديث تطورت تلك الوظيفة لتصبح وظيفة مدخل البيانات، والعمل على تصنيف وترتيب وجدولة البيانات وتحليلها لسهولة الوصول إليها عند الحاجة.

لذا يتوجب على موظف مدخل البيانات إتقان العديد من التطبيقات والأدوات على الكمبيوتر، والتي من أشهرها برنامج Microsoft  بكل أنواعه واقسامه، لسهولة توافر المعلومات والبيانات وتنظيمها، سواء كانت نصوص كتابية او ملفات او صور

• العمل الحُر عن بُعد

ومن مميزات العمل كمدخل بيانات هو العمل الحر، وذلك بشروط وظيفية معينة وهي على النحو التالي:

1. العمل من المنزل كمدخل بيانات يكون بالمشروع وليس بعدد ساعات ثابت يومياً، حيث يتم حساب مع الموظف مع كل إنتهاء للمشروع.
2. يتم اختيار موقع العمل سواء كان من المنزل أو من آي مكان آخر يختاره الموظف من المهم أن يكون مناسب كبيئة عمل تساعده على التركيز بشكل دقيق في تأدية مهام عمله.
3. وفي بعض الأحيان يكون هناك توظيف لموظف مدخل بيانات للعمل عن بعد من المنزل بنفس مزايا وخصائص العمل بالشركة، وذلك من خلال النقاط التالية:

•  التزام  الموظف بعدد ساعات عمل محددة في اليوم، وليس بالمشروع والمحاسبة عليه بانتهائه.
• يحصل على نفس المميزات الوظيفية التي يحصل عليها مدخل البيانات داخل الشركة، سواء كان الاجازات الشهرية او السنوية بالإضافة للحوافز والمكافآت الدورية، والتأمينات الصحية.
• يجب ان يكون العمل من المنزل بنفس كفاءة العمل من الشركة سواء بالدقة والتركيز  او المهارات التقنية أو الفنية المطلوبة بالموظف.

الأسئلة الشائعة حول وظيفة مدخل بيانات

• ما هي مواصفات الشخص الذي يعمل مدخل بيانات؟

كما ذكرنا لك سابقاً أن من مميزات العمل كمدخل بيانات أنه لا يحتاج غالباً مؤهلات علمية معينة، لكن يجب أن تتوفر به العديد من المميزات والصفات الخاصة، ومن ضمنها ما يلي:

1. شهادة علمية مناسبة لمجال الشركة أو المؤسسة إذا لزم الأمر.
2. الخبرات السابقة في العمل كمدخل بيانات والتعامل على البرامج المختلفة.
3. كما يجب أن يكن مدخل البيانات يتميز بالذكاء والسرعة والقدرة على التفكير والإبداع بخلاف القدرة على تنظيم الملفات بدقة متناهية والذاكرة القوية.
4. حب التعامل مع البرامج التقنية ولغات البرمجة المختلفة.

• كيف اعمل مدخل بيانات من المنزل؟

لكي تتمكن من العمل من المنزل كمدخل بيانات ناجح ومتميز، عليك إتباع النصائح التالية والحفاظ عليها وتنفيذها بدقة وهي على النحو التالي:

• دراسة وفهم مهام وظيفة مدخل البيانات.
• العمل على تطوير مهاراتك وقدراتك بشكل دوري.
• حب التعلم والتعامل مع البرامج التقنية.
• أما للحصول على فرصة عمل متميزة فعليك الاشتراك بالجروبات المختلفة المهتمة بالعمل في هذا المجال.
•  التدريب على الكتابة السريعة على لوحة المفاتيح مما يوفر الوقت والمجهود.
• تطوير مهاراتك اللغوية لتسهيل تعاملك مع كافة أنواع البيانات المستخدمة مع العملاء والمستثمرين الأجانب.

• كيف اصبح محترف في ادخال البيانات؟

هناك  الكثير من السبل التي تجعل منك مدخل بيانات محترف، ومنها مايلي:

1. الحرص على دراسة الدورات التدريبية التي تؤهلك للعمل  كمدخل بيانات محترف.
2. العمل على تطوير مهارتك التقنية ومتابعة كل جديد في هذا العالم المتطور.
3. القراءة والإطلاع على المصادر والمواقع الأجنبية المهتمة بهذا المجال بشكل مستمر مما يكسبك مهارات احترافية بشكل فريد.
4. مشاركة أصحاب الخبرات السابقة ومتابعتهم سواء من خلال القنوات التعليمية أو مواقع التواصل الإجتماعي المختلفة.
5. الحرص على العمل بإحترافية والتركيز والأمانة في حفظ سرية المعلومات، كل هذا يضمن لك عمل احترافي وسمعة متميزة في سوق العمل.
6. العمل على إيجاد الأفكار والحلول الابتكارية لتنظيم وترتيب وحفظ البيانات بشكل يضمن السلاسة و السرعة في استخدام البيانات في أي وقت.

وختاماً بالرغم من سهولة العمل كمدخل بيانات ودخلها الجيد نوعاً ما، إلا أنها تحتاج منك الكثير من الجهد للعمل على تطوير مهارتك وقدراتك العلمية والعملية، وتأكد من أن كلما زادت خبراتك وقدراتك كلما كانت أمامك فرصة أفضل للعمل براتب أكبر بكثير مما تتوقع.

المصادر

• Buzby, B. M., & Locke, K. (1996). Data entry: Concepts and applications. EMC Paradigm.
• Humphrey, D. D. (2005). Data entry: Skillbuilding and applications. Thomson/South-Western.
• كتاب ادخال البيانات و معالجة النصوص – مجدي محمد ابو العطا – شركة علوم الحاسب