من الأنظمة التي ظهرت خلال السنوات السابقة وتمكنت من أن تفرض نفسها على الأسواق المهنية في مختلف أنحاء العالم، هي نظام تخطيط موارد المنشأة أو ما يطلق عليها أيضًا Enterprise Resources Planning واختصارها ERP. هذا النظام في الوهلة الأولى يُعطي الانطباع بأنه من الأنظمة المُعقدة للغاية والتي تتطلب تطبيقها من قبل الشركات العالمية الكبيرة والتي من شأنها استخدام التكنولوجيا الحديثة. ولكن في حقيقة الأمر، أن الـ ERP هو من الأنظمة التي من شأنها تسهيل العمليات في الشركة، وهو من الأنظمة المُخصصة لجميع أحجام الشركات سواء كانت شركات صغيرة ومتوسطة أو شركات كبيرة.
إذا كنت ترغب في التعرف على نظام الـ ERP أو ترغب في تطبيقه في شركتك، ولكن ما زالت هناك الكثير من علامات الاستفهام بالنسبة لك التي تجعل من نظام تخطيط موارد المنشأة ERP أمر مُعقد بالنسبة لك. وفي محاولةً منا في مساعدتك في التعرف على هذا النظام، خصصنا هذه المقالة لنتعرف على نظام الـ ERP بشكل مُفصل، تابع القراءة لتتعرف عليه الآن!
تعريف تخطيط موارد المؤسسات (ERP)
نظام تخطيط موارد المنشأة ERP هو عبارة عن نظام يقوم بجمع كل البيانات المتعلقة بمختلف إدارات أي مؤسسة سواء كانت إدارة الحسابات، الإدارة المالية، إدارة التسويق، إدارة المخازن، إدارة اللوجستك، إدارة الإنتاج، إدارة التصنيع، إدارة المبيعات، إدارة خدمة العملاء، إدارة المشتريات، وغيرها من الإدارات الأخرى.
يقوم نظام الـ ERP على جمع كل البيانات والمعلومات الخاصة بمختلف الأقسام، ومشاركتها على هيئة تقارير وبيانات لتتمكن الأقسام الأخرى من الاستفادة من هذه البيانات. وقد تكون هذه البيانات هي السبب في إتخاذ بعض القرارات المهمة المتعلقة بسير العمل في المؤسسة. فعلى سبيل المثال، عند تحديث إدارة المخازن بسحب كمية معينة من المخزون، ووصول المخزون للحد الأدنى للبدء في الإنتاج، تحصل إدارة المشتريات على تنبيه بالبدء في توفير المواد الخام اللازمة لبدء عملية التصنيع، وعند توفيرها، تبدأ إدارة الإنتاج في التصنيع، ومع الانتهاء من التصنيع، تقوم بتوريدها إلى المخزن لإعادة المخزون في وضع مستقر.
وبنفس الطريقة المُتبعة في المثال السابق، نجد بأن الـ ERP يعمل على الربط بين الأقسام المختلفة، ليكملوا بعضهم البعض.
اقرأ المزيد عن : كيف تكون مدير إدارة موارد بشرية ناجح
ما أهمية نظام تخطيط موارد المؤسسات؟
إذا نظرت إلي الإنتاج ونمو الشركات في أوائل القرن الماضي مقارنةً بالقرن الحالي، ستجد بأن هناك اختلاف كبير في زيادة الإنتاج، قلة الأخطاء، نمو الشركات بشكل أسرع وممنهج.
ومع مرور الوقت، أصبح الاعتماد على العديد من الأنظمة التي من شأن كل نظام أن يقوم بخدمة قسم بعينه، من دون تحقيق الترابط بين مختلف الأقسام. ومن هنا ظهرت أهمية الـ ERP التي تقوم بربط مختلف الإدارات والأقسام في المؤسسة، مما يسهل من عملية الإنتاج ونمو الشركة.
اقرأ المزيد عن : صيغة قرار اداري بمواعيد العمل
ما الفرق بين تخطيط موارد المؤسسات والشؤون المالية؟
هناك فرق من دون شك بين تخطيط موارد المؤسسات والشئون المالية، فالشئون المالية هي الإدارة المعنية بالجزء المالي الخاص بالمؤسسة، ويترابط من دون شك الشئون المالية بغيرها من الأقسام حيث تقوم بمعرفة احتياجات كل الأقسام والمصاريف والأرباح من كل قسم والذي يؤثر في النهاية سواء بالسلب أو بالإيجاب على الشئون المالية للمؤسسة.
بينما تخطيط موارد المنشأة ERP هي الشكل الأعم للشئون المالية، فتخطيط موارد المؤسسة هو يعني مختلف الإدارات والموارد المختلفة الخاصة بالمؤسسة بما فيها الشؤون المالية. حيث يقوم بإدارة مختلف الموارد الخاصة بالمؤسسة وربطهم ببعضهم البعض.
اقرأ المزيد عن : ما هى شركات قطاع الأعمال العام فى مصر
ما هو نظام تخطيط موارد المؤسسة ERP؟
نظام تخصيص موارد المؤسسة ERP هو نظام تقوم الشركات النامية والتي تسعى إلى النجاح بشكل سليم إلي تطبيقه من أجل تحقيق الترابط الفعال بين مختلف الإدارات والأقسام الخاصة بالشركة، من أجل تمرير البيانات والمعلومات بطريقة سهلة وسلسة.ويمكن تثبيت هذا النظام بمختلف الطرق سواء:
- أنظمة في مكان العمل On Premises ERP : وهي البرامج التي يتم تثبيتها على أجهزة العمل الموجودة بداخل المؤسسة.
- أنظمة مفتوحة المصدر Open Source ERP: هي أنظمة مفتوحة المصدر تمكنك من القيام بالتعديلات المختلفة للحصول على نظام تخطيط موارد المؤسسة المناسب معك.
- الأنظمة السحابية Cloud Based ERP: هي الأنظمة المتاحة على التقنية السحابية التي تقوم بتخزين البيانات على شبكة سحابية، ويتشارك بها الأشخاص المعنيين، حيث يمكن للجميع أن يرى أي تغيير يحدث في لحظتها.
- المزيج بين البرامج المحلية والسحابية Hybrid ERP: هو يقوم بالجمع بين أساليب التخطيط لموارد المؤسسة المحلية مع السحابية.
معنى اختصار ERP
اختصار ERP هو Enterprise Resources Planning وترجمته باللغة العربية تخطيط موارد المؤسسة أو المنشأة.
موجز عن تاريخ تخطيط موارد المؤسسة
يعود تاريخ تخطيط موارد المؤسسة إلى عام 1990، والذي أطلقته شركة Gartner وكان هدفها وصف تطور MRP و MRP II أي أنظمة تخطيط متطلبات الموارد، وأنظمة تخطيط موارد التصنيع. ومن ثم بدأت هذه الأنظمة في التوسع لتشمل العديد من الإدارات والمجالات الأخرى.
وبدأ نظام الـ ERP يشمل الأعمال التي لا تطلب تعامل مباشر مع العملاء “Back Office” وبعد القليل من الوقت، تطور الـ ERP ليشمل الأقسام التي تتعامل مع العملاء “Front Office”، ليضم مختلف الإدارات في المؤسسة وربطهم كلهم ببعضهم البعض.
اقرأ المزيد عن : اقسام الادارة المالية في الشركات
أساسيات ERP
يُعد من أساسيات نظام تخطيط موارد المنشأة ERP هو جمع البيانات المختلفة وتوزيعها على مختلف الأقسام. فعلى سبيل المثال، تقوم إدارة التسويق بالعمل على حملة تسويقية لها، ومن نتائج هذه الحملة الحصول على بيانات عملاء محتملين، يقوم قسم التسويق برفع هذه البيانات على نظام الـ ERP ليقوم من الجانب الآخر قسم المبيعات بالتواصل معهم لإتمام عمليات البيع. ومع إتمام عمليات البيع، يتمكن قسم التسويق من تحليل حملتهم التسويقية وتحديد نجاحها أو فشلها من معدل تحقيق عمليات البيع.
بكل بساطة، إن الـ ERP يعمل أساسيًا على البيانات ويقوم كل قسم باستخدام هذه البيانات بالطريقة المناسبة له والتي تساعده على القيام بمهام عمله بشكل سليم.
اهداف نظام ERP
هناك العديد من الأهداف التي تُعتبر من القيم المضافة لنظام تخطيط المؤسسات، ومن هذه الأهداف:
- الحصول على تقارير في الوقت الفعلي للبيانات المُضافة.
- تقليل تكاليف التشغيل، فنظام الـ ERP يمكن أن يستبدل عدد كبير من الأفراد.
- فرض أساسيات التعاون بين مختلف أقسام الشركة من خلال مشاركة البيانات المشتركة.
- رفع كفاءة العمل وزيادة الإنتاج.
- تأسيس بنية تحتية قوية لكل بيانات الشركة في مكان واحد. تمكن الجميع من الإطلاع على هذه البيانات في أسرع وقت ممكن.
- قلة الأخطاء البشرية.
- خلق نظام موحد يجمع كل الأقسام بأقل تكلفة ممكنة.
ما هي وظائف العمل التي يمكن تحسينها باستخدام ERP؟
كما سبق وذكرنا، بأن نظام تخطيط موارد المنشأة ERP تتعدد وظائفه في الكثير من أقسام المؤسسة، حيث يجمع بين مختلف إدارات المؤسسة بشكل بسيط. ونجد استخدامات الـ ERP في الأقسام التالية، ومن وظائفه في هذه الأقسام هي:
-
Commerce
التجارة سواء كانت التجارة عن طريق التجزئة أو الجملة، من الأعمال التي يتم بها الكثير من المعاملات والتي تطلب إلي تحديث بشكل مستمر لوضع المنتجات في المخزن، وبالتالي فأن الـ ERP هو النظام الأمثل لهذا القطاع الذي يقوم بتنظيم العمليات التجارية بشكل يمنع حدوث أخطاء أو مشاكل مع العملاء.
-
برنامج ERP للمحاسبين (Finance )
نظام تخطيط موارد المؤسسة من الأنظمة الرائعة للمحاسبين وفي قسم الشئون المالية بصفة عامة، حيث ستتمكن من الوصول إلى كل المعاملات المالية ووضع الشركة المالي بكل سهولة.
-
الموارد البشرية
الموارد البشرية من القطاعات الهامة في الشركات والتوصل إلى تتبع الموظفين ومعرفة إنتاجهم، والعمل على القيام بكشوف الرواتب وغيرها من المهام المتعلقة بموظفي الشركة، يتمكن قسم الموارد البشرية من الوصول إلى كل هذه البيانات من خلال نظام تخطيط موارد المؤسسة.
-
التصنيع
إن عملية التصنيع تتطلب التوصل إلي الكثير من البيانات المتعلقة بوضع المخزن وتوفر المواد الخام، ويتم إتخاذ قرارات التصنيع وفقًا للكثير من العوامل مثل المعاملات التجارية اليومية واحتياجات السوق، وذلك أصبح أسهل بكثير مع نظام تخطيط موارد المنشأة ERP حيث يمكن الحصول على كل البيانات اللازمة والتي تدفع التصنيع إلي القيام بوضع خطة للإنتاج والبدء بها.
-
برنامج ERP للمخازن (سلسلة التوريد)
الـ ERP من الانظمة التي تساعدك على تتبع حالة المخزن الخاص بك، ومعرفة وضع المنتجات المتوفرة به في الوقت الفعلي، مما يجعلك تتمكن من إتخاذ الكثير من القرارات المهمة سواء في بدء التصنيع أو في التركيز على بعض المنتجات في الحملات التسويقية أو في غيرها من القرارات المهمة والتي تعود من دون شك بالنفع على المؤسسة.
مميزات وعيوب نظام ERP
لنظام الـ ERP العديد من المميزات والعيوب مثله مثل أي نظام آخر، ولكن على الرغم من عيوبه إلا أنه ينجز الكثير من المهام ويجمع لك البيانات الخاصة بالمؤسسة. ولكن قبل البدء في تطبيق هذا النظام، من حقك التعرف على مميزاته وعيوبه.
المميزات
-
اعتماد تقنيات SaaS الجديدة والمتطورة بسهولة
إن تقنيات الجيل التالي ساهمت في تحسين أداء أنظمة تخطيط موارد المؤسسات مثل الذكاء الاصطناعي و الأنظمة السحابية، لتتمكن من الحصول على كل التحديثات تلقائيًا من دون الحاجة إلي القيام بذلك بنفسك، مما جعل من هذا النظام سهل الاستخدام والتعلم.
-
زيادة قيمة نظام ERP الموجود لديك
يساعد الـ ERP على استخدام البيانات الموجودة لديك في الأنظمة المختلفة التي كنت تعتمد عليها مسبقًا، وإعادة استخدامها في نظام الـ ERP ودمجها مع التطبيقات السحابية، لتتمكن من تعزيز وتكملة البيانات المتاحة لديك.
-
الوصول إلى التقنيات الجديدة
مع استخدام نظام الـ ERP ستتمكن من الحصول على أحدث التقنيات التي من شأنها تعزيز أعمال المؤسسة الخاصة بك.
-
تقليل تبعيات الجهات الخارجية
الـ ERP من الأنظمة المتكاملة التي لا تحتاج إلى مورد ثالث لتتمكن من الحصول على بعض البيانات أو القيام بالتقارير، فإن الـ ERP يساعدك على الحصول على كل ما تبحث عنه خلال استخدامه ومن دون الاستعانة بأي مصدر ثالث.
-
تطوير أنظمتك المالية
الـ ERP من الانظمة التي تتطور بشكل مستمر وبطريقة ممنهجة للتمكن من خدمة احتياجاتك بشكل سليم، مما يجعلك قادر على استغلالها بأقصى درجة ممكنة وتطوير مؤسستك من مختلف الجوانب المالية والاقتصادية.
-
موارد أمان أكثر قوة
نظام تخطيط موارد المنشأة ERP من الأنظمة التي تجعلك تشعر بالأمان في حال التقيت بأي مشكلة ستجد فريق دعم 24/7 على مدار اليوم لتقديم الدعم الكامل لك.
-
استقطاب المواهب المطلوبة
ستساعدك الـ ERP من تعيين الأشخاص الموهوبة التي تتمكن من التعامل مع هذا النظام، فـ على الرغم من بساطته إلا أنه يتطلب العقليات الموهوبة التي تمتلك القدرة على تحليل البيانات والاستفادة القصوى من كل البيانات المتاحة أمامهم في النظام.
العيوب
-
تحمل تكلفة نظام ERP.
إن البدء في تطبيق نظام الـ ERP في شركتك، سيتطلب منك الكثير من المصروفات، حيث أن أنظمة الـ ERP معروفة بأنها مرتفعة الثمن، نظرًا لما تقدمه من خدمات عديدة.
-
دمج برامج ERP الجديدة مع البرامج الموجودة.
بعد تطبيق نظام الـ ERP الجديد الخاص بك، ستجد بعض الصعوبة في نقل البيانات السابقة لك على هذا النظام، والذي قد يستغرق منك بعض الوقت والمجهود لجمع كل بيانات الشركة منذ تأسيسها وحتى يومك في مكان واحد.
ما هي الشركات التي تستخدم نظام ERP؟
جميع الشركات سواء كانت النامية أو التي تهدف للنمو أو الشركات الكبيرة بالفعل تستخدم الـ ERP. ولا يمنع حجم الشركة سواء كانت كبيرة أو متوسطة أو كبيرة استخدام الـ ERP. بينما ما تمنع الشركات من استخدام الـ ERP هي عقليات المسئولين وتفهمهم لفكرة نظام تخطيط موارد المنشأة ERP بشكل سليم.
كيف تختار الحل الأنسب لك من أنظمة ERP
إن اختيار من بين حلول أنظمة الـ ERP المختلفة أمر محير للغاية لك ولكل متخذ القرار. ولكن من جانبنا سنسهل عليك الاختيار، فقط قم بسؤال نفسك الأسئلة التالية، والحل الذي ستجد به الإجابة عن سؤالك سيكون هو الأنسب لك. وهذه الأسئلة هي:
- هل مقدم الخدمة سيساعدك على تلبية متطلبات مؤسستك الخاصة؟
- هل أهداف مقدم النظام تتماشى مع أهداف شركتك؟
- هل يمكن للنظام الجديد أن يتعامل مع الأنظمة القديمة الموجودة لديك بالفعل؟
- هل يقدم لك مقدم الخدمة خاصية التدريب والدعم الفني على مدار اليوم؟
- هل يقوم مقدم الخدمة بتحديثات مستمرة لنظامه لتفادي أي مشاكل تقنية قد تحدث في المستقبل؟
نظام دفترة
إذا كنت تبحث عن مورد خدمة وحل يقدم لك نظام تخطيط موارد المنشأة ERP، ننصحك في Jobs In Deep أن تختار نظام دفترة، وذلك بسبب المميزات والحلول المميزة التي يقدمها لك دفترة. ومن هذه المميزات:
- يدعم اللغة العربية.
- نظام متكامل يضم العديد من الأقسام وهم: المبيعات، المحاسبة العامة، المخزون، شئون الموظفين، دورة العمل، وعلاقات العملاء. وكل قسم يضم الكثير من المهام التي تُسهل من سير العمل في كل هذه الأقسام.
- دعم فني متواجد معك بشكل مستمر وبشكل مجاني 100% لحل أي مشكلة قد تطرأ.
- توفير أقصى سبل الحماية والأمان لبياناتك وذلك من خلال استخدام خوادم مشفرة بواسطة SSL 256 Bit، مع وجود إمكانية النسخ الاحتياطي للبيانات لتجد دائمًا نسخ احتياطية لبياناتك.
- إمكانية تخصيص النظام ليتوافق مع طبيعة عمل مؤسستك واحتياجاتك الخاصة.
- سهل الاستخدام.
- يساعدك على توفير الكثير من الوقت والمجهود للموظفين في الشركة.
- يمكن الوصول إلى النظام من أي مكان وفي أي وقت، وعلى مختلف الأجهزة.
- وجود تحديثات مستمرة ودورية للنظام للتغلب على أي مشكلة قد تواجهك خلال استخدامك للنظام.
- السعر التنافسي لنظام دفترة مقارنة بالأنظمة الأخرى التي تقدم خدمات وحلول مشابهة.
اذا كنت تريد ان تعرف المزيد عن نظام دفترة اضغط هنا
اسئلة شائعة حول نظام ERP
من الجانب الآخر، هناك بعض الأسئلة التي التقينا بها، والتي من الممكن أن تكون من الأسئلة التي تدور في ذهنك أيضًا، جمعناها لك لنجيب عليها سويًا الآن.
-
لماذا تخشى بعض الشركات من تنفيذ ERP؟
تخشى بعض الشركات من تنفيذ نظام الـ ERP بسبب العديد من العوامل ومن أهمهم دفع تكاليف كبيرة لتنفيذ هذا النظام وعدم قدرة الموظفين على التفاعل والتعامل معه، ومن ثم عدم استخدامه وفقًا للخطة الموضوعة له.
ومن الأسباب الاخرى هو تخوف أصحاب الأعمال من أن تكون هذه الأنظمة لا تتناسب مع المؤسسة واحتياجاتها في الوقت الحالي.
كما أن عدم دمج البيانات القديمة الموجودة في الأنظمة السابقة تجعل من الـ ERP أمرًا غير مُجدي للكثير من الشركات.
-
لماذا يعتبر نظام ERP ضروريا؟
يُعتبر نظام تخطيط موارد المنشأة ERP من الأنظمة الضرورية للكثير من الشركات والمؤسسات وذلك بسبب أنه لا يوجد حتى الآن أي نظام متكامل مثل الـ ERP والتي تعمل على دمج كل البيانات المختلفة في المؤسسة بهدف تعزيز أداء الشركة والقدرة على اتخاذ القرارات السليمة في الوقت المناسب، وإمكانية الإطلاع على التقارير المختلفة في الوقت الفعلي. كل هذه الأسباب، تجعل من الـ ERP من الأنظمة المهمة والضرورية لأي مؤسسة ترغب في النمو.
في النهاية، إن نظام تخطيط موارد المنشأة ERP من الأنظمة التي ظهرت في السنوات الأخيرة وظلت تتطور بشكل ملحوظ حتى أصبحت من الأساسيات في الكثير من الشركات التي تطمح في تحقيق النجاح بشكل سليم وممنهج من دون الوقوع في فخ الأخطاء البشرية أو فقدان الوقت في القيام بالمهام اليدوية بدلاً من تبديلها بالمهام الرقمية. إذا كنت تفكر في تجربة نظام الـ ERP في مؤسستك، لا تتردد فسوف تجد التغيير الكبير الذي يساعدك على إتخاذ الكثير من القرارات لزيادة الإنتاج ومبيعات مؤسستك، والنمو في أسرع وقت ممكن.
